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学籍信息管理系统应用工作的通知
各市、县、自治县教育（教科）局，洋浦经济开发区社会发展局，厅直属中学（单位）：
全国中小学生学籍信息管理系统（以下简称全国学籍系统）自2013年5月在我省部署和启用以来，各市县（单位）教育行政部门和各中小学校认真按照教育部和省教育厅统一要求，及时应用全国学籍系统进行中小学学籍管理工作，为促进基础教育管理的科学性和实效性奠定了良好的基础，但在系统的应用过程中也暴露出部分市县（单位）教育行政部门和学校对系统的重要性认识不足、系统功能应用不到位、系统应用的保障工作不力等问题。为进一步做好全国学籍系统的建设和应用工作，保障系统长期、稳定、安全运行，充分发挥系统的管理、服务和决策支持平台作用，现提出如下指导意见：
一、充分认识全国学籍系统应用的重要作用和意义
全国学籍系统是教育部“十二五”规划建设的五大类二十个信息系统之一，是国家教育管理信息系统建设的核心内容。系统实行“两级建设、五级应用”，即建设国家和省两级数据中心，中央、省、地市、县和学校五级应用。建立全国学籍系统和全国中小学生数据库，实现对全国范围学生注册、学籍信息维护、升级毕业、学籍异动等的信息化管理，及时跟踪全国学生流动，全面掌握全国中小学生的真实情况，为教育管理和决策、营养改善计划实施、学生资助、校车运行等提供支撑。
部署和应用全国学籍系统，是基础教育治理体系和治理能力适应教育现代化、信息化的需要；是加强和规范学校管理，为教育行政部门提供科学决策依据的重要手段；是推动我省基础教育管理信息化，提高教育教学管理效率的有效途径，对实现全省教育信息共享、科学管理决策、促进教育公平、提高教育质量、提升基础教育管理水平具有重大意义。
部署和应用全国学籍系统，做好中小学生学籍信息管理工作，是规范全省中小学生学籍管理行为，增强学籍管理科学性、准确性和实效性，进一步提高基础教育决策和管理水平的现实需要，更是有效解决基础教育改革发展中一些热点、难点问题的迫切要求，如：“控辍保学”问题、进城务工人员随迁子女入学问题、留守儿童问题、中小学大班额问题等。
各市县（单位）教育行政部门和各中小学校要统一思想，提高认识，强化全国学籍系统应用的自觉意识和责任意识，改变传统工作观念，改进工作方法，确保全国学籍系统的应用与我省教育管理工作的深度融合。
二、进一步建立并完善有关工作机制
（一）即时沟通机制
各市县（单位）教育行政部门和各中小学校要指定专人担任学籍管理员，并充分利用各类即时通讯工具，建立学籍管理即时沟通机制。即：省级建立“海南学籍管理-行政群”（QQ群，群号码15078211)和“海南学籍管理-官方群”（QQ群，群号码90031617，上限500人），其中行政群要求各市县（单位）教育行政部门和厅直属中学、高校和有关科研机构附属中小学（具体是海南中学、海南省国兴中学、海南省农垦中学、海南省农垦实验中学、海南省农垦加来高级中学、海南师范大学附属中学、琼州学院附属中学和海南省中国热带农业科学院附属中小学）的学籍管理员必须加入，官方群要求各市县（单位）教育行政部门和各中小学校学籍管理人员自愿加入。各市县（单位）教育行政部门建立本市县（单位）学籍管理QQ群，确保管辖的每一所学校的学籍管理员加入。
教育部教育管理信息中心即将向各省分发全国教育技术服务平台软件，作为专用的全国学籍系统和其他各类应用系统的即时通讯平台，要求各级教育行政部门和学校的学籍分管领导、学籍管理员等人员实名登入，有关应用要求由省教育厅另行部署。
各市县（单位）教育行政部门和各中小学校要依托各级学籍管理QQ群和全国教育技术服务平台，发布通知、消息，共享文档，及时沟通交流，做到问题逐级解答，逐级反映，建立有效的全国学籍系统即时沟通机制。
（二）定时核准机制
全国学籍系统中学校、区县、市级和省级用户均有各项业务的核办批准等功能。根据教育部《中小学生学籍管理办法》和《海南省义务教育阶段学校学籍管理实施细则》（试行）和《海南省普通高级中学学籍管理实施细则》（试行）的有关规定，各项业务的核办批准均有时限要求。为确保各项业务得到及时核办，各级学籍管理员应在工作日每天登录全国学籍系统，进行以下审核批准类功能操作：
学校用户：
1.“学籍管理-学籍注册-学籍注册学校审核”;
2.“学籍管理-学籍注册-问题学籍处理”;
3.“学籍管理-日常管理-关键数据变更学校审核/学籍异动学校审核”;
4.“学籍管理-跨省转学-跨省转学审核/跨省转学调档”。
区县级、市级和省级用户：
1.“学籍管理-学籍注册-学籍注册审核”;
2.“学籍管理-学籍注册-问题学籍审核/问题学籍仲裁”;
3.“学籍管理-日常管理-关键数据变更审核/学籍异动审核”;
4.“学籍管理-跨省转学-跨省转学审核”。
以上功能菜单中有待核办批准数据的，各级管理员应及时予以核办，不得拖延。在每年6-10月毕业升级和招生入学工作期间，各级管理员登录全国学籍系统还应相应增加“毕业升级”、“招生入学”此两项功能菜单下的核办批准类功能操作，有待核办批准的数据的，各级管理员应及时予以核办，不得拖延。
（三）部门协作机制
全国学籍系统的学校名称、代码等关键信息依据教育统计部门的学校（机构）代码管理信息系统（以下简称学校代码系统），有关学校名称、办学类型等的变更和新设立学校、学校合并、学校撤销等均应在学校代码系统中做相应变更后，教育部教育管理信息中心再根据变更后的结果在全国学籍系统中更新学校有关数据。
学校（机构）代码管理是教育统计部门的法定职责。《教育部办公厅关于做好2013年全国教育事业统计工作的通知》（教发厅〔2013〕5号，见附件）明确，建立学校（机构）代码年度发布制度：每年7月1日至9月15日，县级教育行政部门定期梳理本地学校（机构）代码上年度变动情况，地方各级教育行政部门逐级审核并通过学校代码系统上报，教育部审核后将发布“各级各类学校（机构）年度代码库”，为各项教育统计、教育管理信息系统的建设以及教育行政业务管理奠定基础；建立学校（机构）代码季度更新制度：每年10月1日至次年6月30日，县级教育行政部门每季度定期梳理本地学校（机构）代码季度变动情况，地方各级教育行政部门逐级审核并通过学校代码系统上报，教育部审核后将发布“各级各类学校（机构）代码季度变动情况”，为各级教育行政部门及时了解学校变动情况、制定相关政策、推进教育管理的信息化建设提供支撑。
按上述文件要求，对于尚未分配学校代码或基本信息与实际情况不一致的学校，各市县（单位）教育行政部门基础教育负责同志要主动与教育统计部门负责同志沟通，及时按规定的程序上报、提请审核，务必确保学校基础数据的准确性。
（四）催办督办机制
各市县（单位）教育行政部门要在全国学籍系统首页及时查看和处理本级待办业务，在统计报表中查看辖区内学籍注册、异动处理等情况，对未及时处理相关业务的学校，可采用传统的下发通报、督办通知等手段，结合系统中“学籍管理-毕业升级-在办业务清理”功能督促学校按时完成待办业务。
对于无正当理由拖延不办的学校可根据《海南省义务教育阶段学校学籍管理实施细则》（试行）和《海南省普通高级中学学籍管理实施细则》（试行）的有关规定，对相关责任人予以行政处分。
（五）数据核准与保密机制
全国学籍系统的应用水平直接依赖于学籍数据的质量，即学籍数据的准确性、完整性和实时性。
各中小学校在采集新生数据时要严格执行“谁采集谁负责、谁审核谁负责、谁录入谁负责”的原则，确保学籍初始数据的准确性，尤其是对于学生户籍的关键信息，应精确（采集并录入）到区县一级。对小学入学新生或部分因故未建立学籍的学生，学校学籍管理人员应及时利用“学籍注册”功能为学生注册学籍。学生学籍信息发生变更的，要及时利用系统的“学籍管理-日常管理-关键数据变更申请/学籍数据维护”功能进行变更申请或维护。对在学籍注册过程中产生的问题学籍，要利用“学籍注册-问题学籍处理”功能及时进行删除、变更或佐证处理。
各市县（单位）教育行政部门的教育统计部门要配合基础教育部门及时维护学校代码系统的学校数据，确保辖区内学校基本信息数据的完整、准确。
各市县（单位）教育行政部门和各中小学校应在每年的春季学期开学1个月内复核学生学籍，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。
全国学籍系统用户身份通过密码认定，密码是数据查询和获取的关键依据。系统使用者不得随意公开掌握的用户名和密码。密码应按系统要求设置并且定期修改，若因工作需要将本人密码告知他人使用的，须报经本级学籍主管领导同意，使用后原密码应及时修改。忘记密码的，须及时报经教育行政主管部门学籍管理员申请重置密码，重置后应及时更新密码。系统使用者不得在网吧等公共网络环境下登录全国学籍系统。各市县（单位）教育行政部门和各中小学校要建立严格的保密制度，非经学籍主管领导（学校须经上级学籍主管部门的学籍主管领导）书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。
（六）自建系统数据承接机制
全国学籍系统当前应用和正在开发即将上线的功能模块包括中小学学籍管理（含学生毕业证打印管理）、营养餐管理、校车管理和学生综合素质评价管理等。教育部教育管理信息中心明确，“省级教育行政部门可以组织本省学籍个性化应用开发，全国学籍系统提供核心学籍数据访问接口。各省个性化应用开发应该预留与全国学籍系统单点登录的系统设计”。
当前我省各市县（单位）的个性化需求主要是小学毕业学业水平测试考务管理、初高中会考考务管理以及一些校级教育教学管理应用等。为确保全国学籍系统数据的权威性，学生学籍数据的采集与学生学籍异动必须且只能在全国学籍系统上完成，不得应用任何自建系统采集全国学籍系统中已有的学生学籍数据字段或进行学籍异动管理。自建系统对学生数据有需求的，可以利用全国学籍系统学校用户导出的数据字段在自建系统中做数据对应，实现自建系统功能需求。导出的数据字段难以符合自建系统功能需求的，各市县（单位）教育行政部门应书面向省教育厅提出数据申请报告，说明数据用途、字段需求、应用范围等，由省教育厅向教育部教育管理信息中心协调申请数据导出或设立数据访问接口。自建系统功能实现后导致学生学籍数据有更新的，各市县（单位）教育行政部门应自行或及时组织学校按流程在全国学籍系统上更新学生学籍相关数据。
三、严格落实各项保障措施
（一）人员保障
各市县（单位）教育行政部门要指定专人负责全国学籍系统的系统应用、培训、技术支持、月报上报等工作，原则上系统的学籍主管领导、学籍管理员和学籍系统管理员用户应分别指定；各中小学校校长是本校学籍管理的第一责任人，分管学生学籍工作的校领导负责组织学籍管理员和班主任完成学籍管理具体工作，原则上学校在全国学籍系统的学籍主管领导、学籍管理员和学籍系统管理员用户应由校长分别指定。学校学籍管理员属于在职教师兼职的，学籍管理工作应计入其本人工作量，在绩效工资发放上予以适当倾斜。
（二）经费保障
全国学籍系统的应用要求必要的硬件保障和培训、技术服务等支持。各市县（单位）教育行政部门要积极向本级财政部门申请学籍管理专项资金并纳入年度预算，用于所属学校学籍管理专用办公电脑、打印机、数码相机、扫描仪、电脑摄像头等硬件设备的采购和学籍管理员培训、技术服务支持等业务活动的开展。学校应在公用经费资金中预留专门资金用于购买学生学籍档案盒（存放纸质档案）和档案柜等，满足学籍档案保管基本要求。
（三）技术支持与服务保障
建立省级和县（市、区）级两级全国学籍系统技术支持与服务体系。省教育厅和各市县（单位）教育行政部门的学籍管理员要利用各级学籍管理QQ群和全国教育技术服务平台，负责解答下级单位或学校咨询的学籍系统问题，跟踪解决、记录问题处理情况，不能解决的应及时向上级单位提交。
省电化教育馆作为全国学籍系统在我省的运行维护保障单位，要指定专人负责系统运行维护和系统网络、硬件安全工作。按照教育部要求建设全国学籍系统运行环境，保障系统正常运行。做好系统运行监控、故障处理、数据每日备份、日志定期清理和系统应用升级维护等运行维护工作，落实系统安全措施，保障系统和数据安全。
（四）督导保障
各县（市、区）教育督导部门要将全国学籍系统的应用纳入教育督导的重要内容和责任区督学的工作范畴，强化督导，促进有关工作机制的落实，督导结果应通报学校及其学籍主管部门。
