四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。
档案保管制度
一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。
二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。
三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。
四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。
五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。
档案保密制度
一、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。
二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。
三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。
四、档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。
五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。
档案查、借阅制度
一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。
二、利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽、污染和损坏档案。
三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。
四、利用者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。
五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。
六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。
七、利用档案须填写查(借)阅登记簿和档案利用效果登记簿。
档案统计制度
一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。
二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。
三、对当形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。
四、每终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。
五、档案资料的查阅
、供阅情况，每统计两次（六月和十二月）。
六、每十二月前，填写《档案工作统计报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。
档案鉴定销毁制度
一、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。
二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。，
