“总则”八条,主要阐述了制定《办法》的目的,公文和公文处 理的定义,公文处理的基本原则,对各级行政机关负责人的要求,公文处 理的管理机构和职责等。
一条 为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作 规范化、制度化、科学化,制定本办法。
主要阐述制定《办法》的目的,目的是使行政机关的公文处理工作 实现“三化”(规范化、制度化、科学化)。规范化,是指公文处理的每 一项工作都符合统一规定的标准,包括公文的语言文字规范、文种使用 规范、公文格式规范、公文办理程序规范,符合本《办法》统一规定的 标准。制度化,是指公文处理的各个环节都有大家同遵守的明确规定 ,而且制度完善、配套。科学化,一是指公文运转机制符合客观规律,二 是指公文处理手段先进,办公自动化水平高,公文办理业务实现数字化 和网络化,逐步实现无纸化办公。
二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公 务活动的重要工具。
主要阐述公文的定义。一句是定义。公文是什么?公文是文书。 是什么样的文书?一是在行政管理过程中形成的文书;二是具有法定效 力的文书;三是具有规范体式的文书。这个定义,体现了公文的四个特 性,即鲜明的政策性,法定的权威性,严格的规范性,较强的时效性。 二句是作用。一是指公文是贯彻依法行政方针的重要工具(具体到我省 来说,也可以说是公文是贯彻实施省政府提出的“为民执政、科学理政 、依法行政、从严治政”施政方针的重要工具);二是指公文是公务活 动的重要工具。公务活动包括传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行 政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作 ,报告情况,交流经验等等。这里概括了公文的四个作用,即传达政令, 指导工作,公务联系,记载凭证。
公文包括文件和电报,当我们说文件的时候不包括电报。
三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
主要阐述公文处理的定义,《办法》一次对公文处理下定义。这 个定义,文字虽少,但容量很大。公文处理包括公文办理、公文管理、公文整理(立卷)、公文归档等一系列工作。公文办理包括发文办理和 收文办理。发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序;收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办 、催办等程序。公文管理包括翻印管理、公开发布管理、复印管理、销毁管理、密电管理以及其他有关公文管理制度等。公文处理是一个 系统工程,各个要素之间相互关联、衔接有序,每一个环节都不是孤立 的。因此公文处理要运用系统思想、系统方法。
四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及 时、准确、安全。
五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关 规定,确保国家秘密的安全。
四条、五条主要阐述了公文处理的总原则:实事求是、精简、高效、及时、准确、安全、保密。实事求是、精简、高效的原则,是首 次提出的,它们与“及时、准确、安全、保密”构成了公文处理的总原 则。《总则》删去了“党政分开”的原则。“党政分开”易生歧义,但 在公文处理过程中,仍需视情况分别按《中国产党机关公文处理条例 》和《办法》处理公文。行政机关党组向批准其设立党组的地方党委 行文,应执行《中国产党机关公文处理条例》的规定。行政机关的公 文不得向党组织作指示、发号令。，
