一、前言
10月6日(周四)和10月7日(周五)分别为xx校区和x校区2016级新生入学报到时间。今年我校预计实际报到新生5300人，迎新期间恰逢国庆假期，两个校区均有新生接待工作，为保证新生能顺利入学，特制订本方案。
二、新生入学接待工作的时间和地点安排
(一)10月6日为汽车、机械、电气、信息、外语等5个学院新生报到的时间，地点为各学院学生所在宿舍楼下，具体为：汽车学院G2宿舍楼下，电气学院G3宿舍楼下，机械学院G4宿舍楼下，信息学院G1宿舍楼下,外语学院G5宿舍楼下。其他相关部门办公地点在一饭堂架空层，采取现场联合办公，为新生办理入学手续服务。
(二)10月7日为经管学院新生报到时间。地点设在x校区3栋前的空地。相关部门采取现场联合办公，为新生办理入学手续。
三、xx校区新生入学接待的主要流程(10月6日)
(一)接待引导环节(分三种情况做接待引导)
1、站场迎新情况：站点迎新设在广州火车站和天河客运站，由我校志愿者在这两个站点接待引导学生坐学校班车到xx校区报到。xx校区下车点设在宿舍区广场，届时由各学院组织本院志愿者引导学生到各院宿舍区办理入学手续。
2、南xx校区班车接送情况：10月6日学校与中国移动合作，安排5辆班车，往返南xx校区，接送由x校区中转到xx校区报到的学生，并送家长返程。凡是坐学校班车前往报到的，流程如下：
(1)x校区校门引导环节：由志愿者在x校区大门处迎接新生，并将其引导到3栋前领取登车卡。
(2)组织乘车环节：新生领取登车卡后，在指定候车区域候车(2栋前、3栋前空地及图书馆一楼)。当班车进入图书馆前空地(登车点)时，由志愿者引导持该班次车卡的新生和家长有序登车。此时，负责该车次维持秩序的随车志愿者在车门处检查并回收乘车卡，车辆满员后，将卡交回发卡处后发车。发车标准为满员每5分钟发1班车，若车没满员，则每20分钟发1班车。发车调度工作由保卫处负责。
(3)xx校区下车接待环节：班车终点站在xx校区宿舍区广场，届时由各学院志愿者引导学生到各院宿舍区报到并办理入学手续，具体为：汽车G2;电气G3;机械G4;信息G1,外语G5。
3、直接到xx校区报到的情况：由校团委组织志愿者在xx校区校门引导自行到xx校区报到的新生。志愿者见到新生到达学校大门，上前接待并为他们指路，指引他们自行前往宿舍区广场，由各院负责广场接车的志愿者带往各院宿舍区报到。
(二)办理入学手续环节：
1、各学院组织本院志愿者在xx校区宿舍区广场接到学生后，将学生带到各自的宿舍楼下办理入学手续。
2、入学手续办理流程为(分A已成功扣款和B未缴费两种)：
A、已成功扣款学生办理入学手续的流程为：在学院报到处领取“入学流程图”，进行资格审核(电子扫描，并审核录取通知书、身份证)，上交录取通知书，到各班辅导员处领取一卡通，并安排住宿。
B、未缴费学生办理入学手续的流程为：
(1)在宿舍区领取《流程图》，进行资格初审(主要审核录取通知书、身份证)并上交录取通知书。
(2)到计财处办公点办理缴费手续(地点在饭堂一楼)。
(3)总务处办公点交200元购一卡通(地点在饭堂一楼)。
(4)回各学院报到处到各班辅导员处交回报到《流程图》等资料，领取宿舍钥匙，并由班级辅导员安排人员带到宿舍住宿(地点在各宿舍楼架空层)。
4、特殊情况(绿色通道和申请转专业咨询)：
(1)家庭经济困难申请缓交学费者由学院现场初审登记后报学生处审批，学生处审批后方可到计财处办理交费。审批地点设在新生报到处饭堂架空层。
(2)申请转专业咨询设在新生报到处(设在饭堂架空层)，新生报到当天不办理转专业手续。
5、各部门在办完手续后，须在流程图的相应位置上盖章(入学前已通过银行扣费的，计财处和总务处环节可以不用办理手续，不需盖章)。
6、建议各学院对学生档案、户口迁移证等资料可在入学后以班为单位统一收齐后再统一交给相关部门，以便提高新生报到工作的效率。
(三)新生入住环节。
1、新生按照报到时所分配的宿舍，到各栋宿舍楼下由辅导员安排服务队员带领或者自行到所在宿舍入住。
2、总务处需提前按每间宿舍的床位配齐钥匙交各学院，各学院提前发给班级辅导员，辅导员在当天安排住宿时发给新生。
(四)返程站点设置。家长返回市区的站点设在G6前(新建饭堂旁边)，家长可在此处搭乘站点迎新的车或者南xx校区班车返回车站或x校区。
(五)xx校区10月7日迎新说明
10月7日xx校区仍应做好接待推迟报到的学生，届时通过南xx校区摆渡车前往报到的学生，候车点设在2栋前和1栋前，上车点设在1栋前。其他流程及注意事项不便。
四、x校区新生入学接待的主要流程(10月7日)
(一)接待引导环节(分两种情况接待引导)
1、站场迎新情况：站点迎新设在广州火车站和天河客运站，由我校志愿者在这两个站点接到引导学生坐学校班车到x校区报到。下车点设在图书馆前，新生下车后直接到3栋前报到处报到。
2、直接到x校区报到的情况：由校志愿者在大门引导，将新生引导到3栋前办理入学报到手续。
(二)入学手续办理环节
1、手续办理地点：新生入学手续涉及到的部门(主要为经管学院、计财处、总务处、教学处等)采用联合办公的方式，集中在新生报到处3栋前为新生办理各种手续，提高效率，减少新生办理各种手续所需的时间。
2、入学手续办理主要流程(分已成功扣费和未缴费两种情况)：
A、已成功扣款学生办理入学手续的流程为：到3栋经管学院报到处领取“入学流程图”，进行资格审核(电子扫描，并审核录取通知书、身份证)，上交录取通知书，到各班辅导员处领取一卡通，并安排住宿。
B、未缴费学生办理入学手续流程为：
(1)到3栋经管学院报到处领取《流程图》并进行资格初审(主要审核录取通知书、身份证)并上交录取通知书。
(2)到计财处办公点办理缴费手续(4号楼2楼财务处办公室)。
(3)到总务处办公点交200元购一卡通(3栋前)。
(4)回经管学院报到处由班级辅导员安排住宿。
4、特殊情况(绿色通道和申请转专业咨询)：
(1)家庭经济困难申请缓交学费者由学院现场初审登记后报学生处审批，学生处审批后方可到计财处办理交费。审批地点设在阶梯一。
(2)专业咨询设在阶梯一，新生报到当天不办理转专业手续。
(三)新生入住环节
新生办理完入学手续后，由辅导员安排志愿者带到所在宿舍住宿。
五、各部门主要工作职责
(一)学生处(含招办、团委)：
1、负责总协调新生入学接待工作。
2、负责制定新生接待工作方案和《新生报到流程图》。
3、负责协同总务处、保卫处做好新生宿舍分配方案。
4、负责统筹学校迎新志愿者服务队的招募和培训，负责协同各学院做好新生的接待、引导等服务工作。
5、负责绿色通道和缓缴学费的等问题的咨询和审批。
6、负责处理新生资格确认审查出现的问题。
7、负责处理报到期间的各种电话咨询
8、负责协调处理突发事件。
9、负责新生报到后名单打印及组织数据的核对。
(二)、教学处：负责新生关于专业方面的咨询。
(三)总务处：
1、负责后勤保障和校园环境卫生工作，给新生营造一个良好的校园卫生环境。
2、负责统筹一卡通的发放事宜，处理一卡通发放中出现的问题。
3、负责协助各迎新场地的布置(主要是出车协助各部门和学院搬运场地布置的设备，确保报到地点用电等)。
4、负责在新生报到处(xx校区饭堂架空层和x校区3栋前)周围设置凳子供新生及家长休息所用。
5、负责南、xx校区各工作站点的饮水供应(主要是x校区大门口接待站、候车区、xx校区新生下车点、xx校区新生报到处、3栋前、xx校区各宿舍楼下等)。
6、负责在xx校区附近的关键路段设置显眼的标志作为新生报到车辆和人员的引导。
7、要做好发车接送新生的准备，主要是在报到高峰期若赞助单位提供的车辆不能满足及时接送新生的需要，须提供车辆和司机协助接送服务。
8、负责提前配足宿舍钥匙交各学院，便于当天新生入住。
(四)保卫处：
1、负责校园(含南、xx校区)周边的安全保卫和秩序维持，要提前与我校所在地派出所和交警部门做好知照工作，寻求派出所和交警部门的支持与协助。
2、负责x校区迎新车辆的调度指挥和校园交通指挥、疏导，负责与天健广场联系协调迎新车辆的停放等问题。
3、负责派人做好马沥路口至xx校区校门口的交通指挥和疏导，负责规划好车辆进出两个校区的路线，做好两个校区的车流、人流的指挥疏导，确保交通畅通和校园安全，特别是新生报到处的安全。
4、负责安排工作人员在钟落潭高速路出口维护学校路标，指引交通。
